Privacystatement

I. Algemeen

Over deze privacyverklaring

Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten

De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen, heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de kerkenraad.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen, kunt u contact opnemen via scriba@pknheiloo.nl.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad. De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen.

De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacyrechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

II. Verwerkingen vanwege de algemene organisatie & ledenadministratie

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie.

Ledenadministratie

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en -plaats;
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;

Alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

• doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
• belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
• kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
• kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
• gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente: datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente, datum van overlijden, datum van vertrek naar het buitenland, datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap, datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk, datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn, datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
• de aard van de verbondenheid met de gemeente.

Grondslag: De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

III. Verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werken van de kerk

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat hieronder om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Gemeentegids

Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin kerkelijke activiteiten, organisaties en commissies worden vermeld. De gemeentegids is publiek toegankelijk. Betrokken gegevens: naam en voornamen c.q. voorletters, e-mailadres, telefoonnummer.

Grondslag: Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Kerkdienst — gebed en namen

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet of kerkradio. De naam, voornamen en adres worden echter nooit zonder toestemming van betrokkenen genoemd.

Grondslag: De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtivaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Opnames van kerkdiensten

Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd (met beeld). De kerkdiensten staan voor een beperkte periode online, namelijk één jaar. In de opnames worden naam en voornaam met toestemming genoemd.

Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

Grondslag: Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken, plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtivaardigd belang.

Website — cookies

Op pknheiloo.nl plaatsen wij geen tracking-, marketing- of analytische cookies. Wij gebruiken geen Google Analytics, Meta Pixel of vergelijkbare diensten.

Wel kunnen de volgende cookies worden geplaatst:

• Functionele cookies — nodig voor een goed werkende website, bijvoorbeeld het onthouden van uw cookievoorkeur (pkn_cookie_consent) of, wanneer u bent ingelogd als beheerder, WordPress-sessiecookies.
• Beveiligingscookies — gebruikt door onze beveiligingsplugin om misbruik van het inlogscherm te voorkomen (alleen bij beheerders).

Bij het openen van externe links (zoals YouTube) kunnen cookies worden geplaatst door die dienst. Zie ook Online meekijken.

Website — hosting en technische verwerkers

De website wordt gehost door Digibased (Nederland). Voor het functioneren van de website worden serverlogbestanden verwerkt (IP-adres, browsertype, datum/tijd van bezoek). Deze gegevens worden gebruikt voor beveiliging en foutopsporing en niet voor profilering.

Technische diensten die persoonsgegevens kunnen verwerken:

• Digibased — hosting, database, e-mailverkeer vanaf de website
• Kadence Security — beveiliging (inlogbescherming, firewall)
• The Events Calendar — weergave van agenda en kerkdiensten (geen bezoekersregistratie)
• GiveWP — online donaties (zie hieronder)
• Akismet — spamfilter (alleen indien reacties/formulieren actief zijn)

Website — online donaties (GiveWP)

Via de website kunt u een financiële gift doen. GiveWP verwerkt daarbij gegevens zoals naam, e-mailadres en donatiebedrag. Betalingsgegevens (bank- of kaartgegevens) worden niet op onze server opgeslagen; verwerking vindt plaats via de gekozen betaaldienst (bijv. Stripe, PayPal of offline overschrijving).

Grondslag: uitvoering van de donatieovereenkomst en, waar van toepassing, gerechtvaardigd belang voor administratie en verantwoording.

Website — online meekijken (YouTube)

Op de website verwijzen wij naar ons YouTube-kanaal voor livestreams en opnames van kerkdiensten. Wanneer u YouTube opent, gelden de privacyvoorwaarden van Google/YouTube. YouTube kan cookies plaatsen en gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Wij embedden YouTube-video’s niet standaard op pagina’s; bezoekers openen YouTube via een externe link.

Grondslag: gerechtvaardigd belang om kerkdiensten toegankelijk te maken voor iedereen die niet fysiek aanwezig kan zijn.

Website — acceptatiefeedback (tijdelijk)

Tijdens de acceptatiefase van de nieuwe website kan een feedbackformulier beschikbaar zijn. Daarbij verwerken wij naam, e-mailadres, categorie feedback en uw opmerking. De gegevens worden opgeslagen in het WordPress-beheerpaneel en per e-mail doorgestuurd naar de websitebeheerder. Deze functionaliteit wordt na afloop van de acceptatie verwijderd.

Grondslag: toestemming door het invullen en verzenden van het formulier.

Website — foto’s van functionarissen

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk (foto, onderschrift met naam, onderschrift met kerkelijk ambt).

Grondslag: De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtivaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Website — foto’s van bezoekers

Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk (op een openbare pagina). De kerk verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.

Website — contactgegevens functionarissen

Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk vermeld (op een openbare pagina: e-mailadres, naam, kerkelijke functie, telefoonnummer).

Grondslag: De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtivaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Financiële bijdragen

Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Betrokken gegevens: naam en voornamen c.q. voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres.

Grondslag: Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtivaardigd belang om een financiële bijdrage.

IV. Bewaartermijnen

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

V. Doorgifte aan derden

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken.

Voor de website werken wij samen met verwerkers in de EU (hosting bij Digibased). Bij online donaties kunnen betaaldiensten zoals Stripe of PayPal gegevens verwerken; zij hanteren eigen privacyvoorwaarden. YouTube (Google) kan gegevens verwerken buiten de EU wanneer u ons kanaal bezoekt — zie Online meekijken.

Wij geven geen kerkelijke ledengegevens door aan landen buiten de EU, behalve wanneer u zelf een externe dienst (zoals YouTube) opent.

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen

Maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens:

• De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.
• De kerkenraad evalueert het privacybeleid (inclusief het privacystatement) jaarlijks.
• Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacystatement, ten minste eenmalig.
• De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacystatement, via de website (inclusief eventueel intranet of app) en het kerkblad.
• De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacystatement, via de website.
• Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
• Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk dat deze versleuteld zijn.
• De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.

Download het originele PDF (februari 2022)